Worin besteht der Unterschied zwischen einer "gut-organisierten" und einer "schlecht-organisierten" Organisation?

Machen wir gleich zu Beginn einen kleinen Test. Was nehmen Sie an? Finden Ihre Mitarbeiter eindeutige und verbindliche Antworten zu folgenden Fragen in Ihrer Organisationseinheit?

„Was sind die Ziele meiner Stelle und welche damit verbundenen Aufgaben sowie Befugnisse habe ich?“

„Woran wird meine Leistung als Mitarbeiter in diesem Unternehmen / dieser Organisation gemessen?“

„Woher weiß ich, dass ich gerade das Richtige tue, um eine bestimmte Aufgabe zu bewältigen?“

 

„Worin besteht der Sinn meiner Arbeit?“

Nur wenn Ihre Organisation eindeutige Antworten auf diese Fragen besitzt und diese Ihre Mitarbeiter kennen, haben Sie eine „gut-organisierte Organisation“ und damit das Fundament für eine hohe und stabile Leistungsfähigkeit. Dem gegenüber steht eine „schlecht-organisierte Organisation“ mit all ihren negativen Folgen.

Warum ist eine "gut-organisierte Organisation" so wichtig?

Unter Bedingungen, in denen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit weitgehend selbstständig – im Interesse der Organisation – planen, organisieren und umsetzen müssen, brauchen Sie Vorgaben in Form verbindlicher Auffassungen.
 
Diese verbindlichen Auffassungen betreffen folgende Aspekte:
 
  • Funktion bzw. Existenzzweck der Organisation
  • Ziel und Aufgaben der jeweiligen Stelle
  • Beschreibungen, wie immer wiederkehrende wichtige Aufgaben und Prozesse bewältigt werden –  Handlungsstandards, Checklisten, Prozessabläufe
  • Handlungsprinzipien im Umgang miteinander
  • Strategieziele der Organisationseinheit

Gibt es diese handlungsleitenden Beschreibungen als offizielle Erwartungen nicht, fehlt es Ihren Mitarbeitern an verbindlicher Orientierung und entsprechender Sicherheit.
Sie sind gezwungen sich ihre eigenen Vorstellungen zu den oben stehenden Fragen zu entwerfen, um selbstständig handeln zu können.
Die Bemühungen und das Engagement Ihrer Mitarbeiter werden so nur zufällig zu den gewünschten Ergebnissen führen und die damit einhergehenden Probleme werden die Wirksamkeit sowie die Effizienz der geleisteten Arbeit Ihrer Organisationseinheit massiv beeinträchtigen.

Wie kann man sich das erklären?

Nehmen Sie an, Sie haben nur einen Mitarbeiter zu führen. In einer „schlecht-organisierten Organisation“ wird er seine eigenen Vorstellungen zu den oben genannten Fragen entwickelt haben. Diese werden sich zu Ihren Vorstellungen als Führungskraft auf jeden Fall unterscheiden, da sie unterschiedliche Persönlichkeiten, mit unterschiedlichen Charakteren und Erfahrungshintergründen sind.
Auch wenn sich dieser Mitarbeiter bemüht, wird es oft zu Missverständnissen und ungewollten Fehlern kommen. Der bemühte und engagierte Mitarbeiter erlebt so eine hohe Unsicherheit, verbunden mit massivem Stress und Frustration.
Letztendlich kann er dieser Situation nur entgehen, wenn er entweder immer wieder Kontakt zu Ihnen sucht, um sich so rück-zu-versichern oder er macht gleich Dienst nach Vorschrift und wartet auf Ihre Anweisungen. Beide Formen erfordern einen hohen Führungsaufwand mit hohem Kontaktbedarf und vernichtet Ressourcen.


Stellen Sie sich bitte nun vor, Sie haben 8 Mitarbeiter in ihrem Team. In einer „schlecht organisierten Organisation“ werden somit 8 unterschiedliche Menschen (Persönlichkeit, Lebensgeschichte etc.) jeder für sich die obigen Fragen beantworten. Das Ergebnis ist auch hier, dass jeder dieser Mitarbeiter eine eigene, sich von den anderen Kollegen unterscheidende Vorstellung besitzt. Die Auswirkungen auf ein ganzes Team, welches gemeinsame Ziele verfolgt, sind hier natürlich gravierender.
Neben den oben beschriebenen Erscheinungsformen werden sich die Mitarbeiter immer wieder in unnötigen Abstimmungsprozessen verlieren, indem sie sich zu ihren unterschiedlichen Vorstellungen austauschen und Kompromisse aushandeln. Auf Grundlage dieser Reibungspunkte wird es Mitarbeiter geben, die sich durchsetzen, andere mitnehmen und wiederum andere ausschließen. So haben Sie in Ihrem Team unterschiedliche Gruppierungen. Letztendlich formt sich unter diesen Umständen ein verwahrlostes Team, welches nur noch bedingt und nur mit immensem Kraftaufwand führbar ist. Ähnlich einem Hütehund sind Sie gezwungen ständig um Ihre „Schafsherde“ zu kreisen.

Resümee

Als Führungskraft müssen Sie nicht nur dafür Sorge tragen, dass Sie fähige und geeignete Mitarbeiter in Ihrem Team haben. Sie müssen Ihnen auch verbindliche und handlungsorientierende Grundlagen für eine wirkungsvolle und effiziente Selbstorganisation bereitstellen. Des Weiteren müssen Sie dafür sorgen, dass diese Auffassungen als Orientierungsgrundlage in den Köpfen der Mitarbeiter genutzt werden. Nur so gewinnen Sie an Bedeutsamkeit. Diese Auffassungen müssen erlebt und gelebt werden.
Ansonsten führen Sie eine „schlecht organisierte Organisation“ und die daraus resultierenden Probleme können Sie vielleicht mit viel Aufwand abschwächen, aber nicht lösen.

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